For direkte pålogging via PC & Mobil

• gå til valgfri nettleser og skriv inn vbonline.no/, etterfulgt av byrånavnet og /#/login

• For eksempel: vbonline.no/demo/#/login

• Skriv deretter inn ditt brukernavn og passord

Via www.vbonline.no

• Når du kommer inn på websiden, trykk på “Log in” i høyre hjørne av skjermen. Her vil du se en liste nedoversiden men byrånavn/logo. Trykk på ditt på byrå for å bli videresendt til din log in-side.

Via VBONLINE APP (play&store)

• Når du åpner appen vil du se en log in-skjerm. Her skriver du inn brukernavn og passord slik du ville gjort på PC, se “For direkte pålogging via PC og Mobil

Oppsett

• Når man oppretter ny klient/bruker er det en rekke parametere å ta i betraktning. En bruker må ha et ansattnummer, avdelingsnummer og en rolle. Husk å skrive en “F” foran klientnummer og at det inneholder minimum fire tall. EKS: “F0100” for firma 100. Klikk på brukere, skriv inn klientnummer der det står “Visma Business Klient” og trykk på “+“.

• Det er tre ulike roller; Vanlig, selger, og kjøper. En vanlig bruker har tilgang på alle modulene, en kjøper har kun tilgang på KJØP(husk å opprette klient i VDC), og en selger har kun tilgang til SALG og kan ikke sende faktura. Under salg kan det også sperres for tilgang til å se priser og opprette produkt.

• Under KJØP kan man sette kontotilgang for utgiftstyper: 0000-0000 gir ingen tilgang, mens 4000-6999 gir standard tilgang.

Slette bruker

• I VBOnline slettes ikke brukere, men de settes inaktive. Dette gjøres ved å flytte inaktive brukere over til Visma-Business Klient “Inaktiv” og deretter lagre.

Endring av passord

• Klikk på brukere, og velg brukeren som skal endres

• Skriv inn nytt passord og klikk “endre passord”

  Her er en video som forklarer oppretting av bruker

Gjentagende fakturering

• Under SALG og ORDRE/TILBUD velg periode under SENDEMÅTE FAKTURA EHF, hvor 12 betyr 12 måneder

• Gjentagende måneder kan endres om gjentagende er valgt i ordrehodet

• Dato for neste fakturering kan justeres ved å trykke på de tre prikkene

• Velg periode (transdato), eventuelt fakturert i valg perioden. Her kan også GJELDER og MERKET settes

Endring av fakturaformular

• Når du skal sette leveringsdato vil du ha muligheten til å sette “ønsket” og “bekreftet” leveringsdato. For å være på den sikre siden setter vi dato i begge feltene, med “ønsket” og “OrdreDato” i ordrehodet med dagens dato som default

Attestasjon

• Godkjennes bilaget (grønt), settes betaling til Grønt med krav om min Forfallsdato.

• Gul betyr at utbetaling avventes og kan fri-slippes under Leverandørgjeld

• Rødt ved betalt i Nettbank

Kontering

Test gjerne konteringsforslag hvis Debetkonto mangler eller velg konto

• Hvis MVA ikke er rett, må regnskapsfører sette MVA-kode i Kontoplan

• Feltet under beløp brukes til netto-føring, dvs ex-mva

• Pluss betyr splitting på flere linjer

• Kommer det mange linje, så be gjerne regnskapsfører slå av linjeimport

• Fjern bilagsbilde for å se komplett kontering

• Har du lisens Alle Funksjoner kommer kostnadene med i Resultatrapport «live»

Innsending

Her kan du laste opp, inkl drag&drop, pdf-bilag til VDC (dok-senter) for videre godkjenning.

Faktura, som skal ocr-tolkes, kan sendes inn som IMPORT, men har du ikke tid til å vente på AutoImport, kan du velge LAGRE og manuelt tolke bilaget under Godkjenning. Egen behandling av Kontoutskifter med menystyrt kontering av bankbilag (kun Gebyr, etc). Bruk gjerne MOBIL-APP inkl integrert skanner (ver 14.10.1).

Behandle bankbilag

• Kontoutskrift skal inn i regnskap, last ned fra Nettbank og inn VBONLINE

• Menystyrt føring av Gebyr/Rente

• Legge på kommentar

• Merk bilaget som godkjent til din Regnskapsfører

• Bankbilag kan skannes med vår MOBIL-APP se APP

• Konteringsforslaget ditt tas med i Resultat-rapport «live»

• Her er en video som forklarer prosessen om noe fortsatt er uklart

Reise- og utgiftsrefusjon

Øvrige bilag som Reise/Utgiftsrefujsoner, Kontoutskrifter, Firmakort laster du her og direkte-lagrer.  Du opprettes som intern-leverandør på refusjoner med angivelse av privat konto for utbetaling. Reiseoppgjør kan mao droppes, med mindre du har diett&km som kan føre i modul TIME (via Lønn).

Historikk

Søk i bilagshistorikk med drilldown på bilag og signering. Viser hele året for begrenset utvalg

• Revisor kan logge seg inn med kunden/klienten sin bruker eller få en egen bruker med multi-klient-tilgang

• Demotilgang: https://vbonline.no/Demo/#/login

• Gratis-bruker: Revisor.navn@byrånavn.no

• Revisor har tilgang på: Salgsstatistikk, salg (ordrebehandling), kjøpshistorikk

• All data ligger i Visma Business klienten, hvor manglende rapporter kan tas ut i Citrix/Windows 

  eller sendes fra regnskapsfører. (ingen data lagres i VBONLINE og overføres til Visma Business)

• Timeføring på helg i TIME forutsetter at det er parameters satt i KLIENTOPPSETT TIME

• Purring og inkasso utføres ikke via VBOnline, kun gebyrfrie påminnelser. Purrefunksjonen utføres av regnskapsfører i Visma Business Windows, eller ved bruk av Visma AutoCollect

• Av og til kan browser cache forstyrre prosessene i VBOnline. Dette kan løses ved å rydde i nettleseren, som gjøres slik

Timeføring

• Velg kunde og prosjekt, OBS aktivt prosjekt må ligge på kunden m/u egne prosjektpriser

• Feltet lønnsart må settes på produkt som skal benyttes

• For å godkjenne timeføringer kan man søke etter ansattnummer for å finne utestående timeregistreringer

Tilgang

• Per dags dato kan TimeAdmin og brukere med alle funksjoner godkjenne timer med tilgang til alle ansatte

Funksjon

• Live-knappen viser regnskapsresultatet inkludert VDC og åpne bunter

• Resultatrapporten viser resultatene hittil i år eller valgt måned, mot fjoråret og budsjett

• Budsjettet kan lastes opp fra Excel i grunndata

• Denne funksjonen kan gi en prognose basert på resultatene hittil i år og budsjettet ut året